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Rollenbasierter Arbeitsplatz für das Ordermanagement bei DB Cargo

Anfang Februar hat beim Kundenservice von DB Cargo in Duisburg ein dreitägiger Design Thinking Workshop stattgefunden, um den optimalen digitalen Arbeitsplatz der Zukunft aus der Sicht der MitarbeiterInnen zu entwickeln. Auftraggeber war Robert Greiner von ICT Solutions Transportation & Logistics , gemeinsam mit der Leiterin des Servicebereiches Chemie von DB Cargo Anja Lukat, mit der Zielsetzung eine neue Form der Zusammenarbeit zwischen DB Systel und DB Cargo zu schaffen.

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In dem Workshop wurde zunächst gemeinsam ein Bild der aktuellen IT Arbeitsplätze aus der Sicht der Mitarbeiter gezeichnet. Von diesem Ansatzpunkt aus wurden gemeinsam mit Anwendern innovative Lösungsansätze für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft mit effizienten Arbeitsabläufen und Freude an der Arbeit am Arbeitsplatz zu entwickelt.

Eine Herausforderung bestand darin, die KollegInnen aus dem operativen Schichtdienst einzubinden, die als Interview- und Testpartner zur Verfügung standen: Durch die hervorragende Unterstützung des Fachbereiches und das Engagement aller Beteiligten konnte eine tolle Zusammenarbeit erreicht werden.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe

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Die DB Systel war dabei geschäftsfeldübergreifendvertreten. Neben Mitarbeiten aus dem Programm “Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft” waren Kollegen und Kolleginnen der Bereiche Unified Communication, User Experience und Small Solutions mit von der Partie. Seitens DB Cargo waren MitarbeiterInnen des Ordermanagements aus dem Betriebsrat und der CIO-Organisation vertreten. Diese verschiedenen Arbeitsbereiche waren allerdings nur eine knappe Viertelstunde lang Thema bei der Vorstellungsrunde in den beiden Design ThinkingTeams – danach verschwammen alle Grenzen. Selbst die drei Moderatoren beobachteten begeistert, wie sich die zwei Teams nach der Brainstorming-Phase auflösten, um in neuen Konstellationen an fünf der gefundenen Ideen weiterzuarbeiten. Hierarchien oder Organisationen spielten keine Rollen mehr, eine gescheiterte Idee wurde offen kommuniziert und erstaunliche Skizzenfähigkeiten entdeckt und in ein Video verwandelt. Der entstehenden Dynamik konnten auch kurzfristig nötige Raumänderungen oder Zeitdruck nichts mehr anhaben.

Ergebnisse

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Die gefundenen Ideen reichen von schnell zu erreichenden Verbesserungen hin zu aufwändigeren Softwareprojekten. So arbeiten die KollegInnen im Ordermanagement mit wechselnden, geteilten Arbeitsplätzen. Hierbei zeigten sich große Vorbehalte gegen die geteilten Tastaturen, Mäuse und Telefonhörer – hier lassen sich aber mit wenig Aufwand große Verbesserungen im persönlichen Arbeitserleben schaffen. Größer werden die Umsetzungen von homogenen Oberflächen, aus einem Guss, mit Single Sign On für die weit über zehn gleichzeitig benötigten Anwendungen, persönliche, rollenbasierte Informations-Dashboards oder die Kopplung der zukünftigen Servicecentertelefonie mit CRM/Kundendaten, sowie die Verknüpfungen der Geschäftsvorgänge und die Auftragseingänge über das Task/ToDo-Management mit dem neuen Ordersystem.

Mitstreiter gesucht!

Für ein Thema suchen die zurückgekehrten Moderatoren noch nach Mitstreitern: Es zeigte sich, dass durch die Vielzahl an Anwendungen die 19 Zoll Monitore vor Ort schnell belegt sind, während die wirtschaftliche Situation keine Anschaffung von neuen Zweitmonitoren erlaubt. Hier soll im Rahmen eines Skydeck Innovation Canvas evaluiert werden, ob in einer firmeninternen Zweitverwendung von Monitoren anstelle Abgabe an Verwertungsfirmen größere Synergien für den Konzern gehoben werden können und wie ein Pilotprojekt aussehen könnte. Wer Interesse an einer Teilnahme hat, kann sich unter designthinking@deutschebahn.com melden.

Stimmen der TeilnehmerInnen

Anja Lukat (Servicebereichsleiterin Chemie bei DB Cargo):
„Um IT gestützte Arbeitsplätze wirtschaftlich und anwenderfreundlich zu gestalten, ist ein radikales Umdenken in Richtung des Nutzers notwendig. Mit dem Ansatz über den rollenbasierten Arbeitsplatz, die Benutzergruppen mit ihren Bedürfnissen in den Mittelpunkt zu stellen, sind wir auf dem richtigen Weg. In unserem gemeinsamen Design-Thinking Workshop wurde genau dieser Ansatz verfolgt. Die Ergebnisse des Workshops begeistern sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte. Kreative Ideen zur Vereinfachung des heutigen IT-Arbeitsplatzes wurden durch die MitarbeiterInnen mit hohem Engagement generiert und schnell/unkompliziert verifiziert.“

Mein Fazit: „Eine begeisterte Mannschaft, ein Pool neuer kreativer Ideen für anwenderfreundliche IT-Verbesserungen, die letztendlich zu mehr Freude am Arbeitsplatz, aber auch zu effizienteren Arbeitsabläufen führen. Eine neue DB Systel die mit uns auf Augenhöhe partnerschaftlich innovative Lösungen erarbeitet. Ich freue mich jetzt schon auf den nächsten Workshop.“

Alexander Stein (Leiter Product Cluster Workplace):
Danke – für diese tollen Einblicke in die Arbeit vor Ort. Von diesen Eindrücken brauchen wir viel mehr. Wir haben uns vorgenommen den Nutzer und seine Bedürfnisse klar in den Vordergrund zu stellen. Um diese Bedürfnisse noch besser zu verstehen, braucht es mehr solche Veranstaltungen.

Robert Greiner (ICT Solutions Transportation & Logistics):
Den Blickwinkel auf die „digitalen“ Arbeitsplätze der Zukunft“ zu richten, ist für mich ohne Alternative. Dieses Ansinnen mit einem Design-Thinking Workshop in einem derart komplexen,  Arbeitsumfeld zu erproben, dazu gehörte auch etwas Mut. Die Feedbacks aller Beteiligten haben aber gezeigt, dass wir mit diesen offensiven Ansätzen genau richtig liegen. Wie wir uns in dieser Veranstaltung beim Kunden präsentiert haben, war für mich vorbildlich. Mit professioneller Methoden, in kompetenten Teams und bereichsübergreifender Zusammenarbeit, gemeinsam auf Augenhöhe mit allen Beteiligten inklusive den direkten Anwendern – mehr geht nicht.

Eine solche Zusammenarbeit kann uns als Partner in der Digitalisierungsoffensive oder in der generellen Wahrnehmung beim Kunden (besser: bei den Kollegen der anderen Konzerngeschäftsfelder) ein großes Stück nach vorne bringen.

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